1468-1

Det finns flera bra anledningar till att hantera arbetsorder på ett effektivt sätt. Dels underlättar det arbetet för de anställda. De slipper använda dyrbar tid till att tänka på adminstration och kommunikation. Det leder också till ökad produktivitet och ger kunderna det de har rätt till. Nöjda kunder är alltid en tillgång. Men ibland kan det vara en fråga om humanitära skäl. Om det klickar i kedjan mellan ledning och operatörer kan oskydliga människor bli lidande.

Ett liknande scenario är inte alls så överdrivet. Idag är många människor beroende av att olika tjänster fungerar. Bara en sådan sak som ett elavbrott kan förorsaka enorma störningar. Tunnelbanan fungerar inte, så du kan inte åka till jobbet. Hissen står stilla vilket isolerar både äldre och barnfamiljer. Egentligen tar de flesta för givet att allting ska fungera. Men ganska mycket hänger faktiskt på att arbetsorder tas om hand på ett effektivt och praktiskt sätt.

Välja ett bra system

Nu är det ju inte bara att sätta ett system i funktion och hoppas på det bästa. Det handlar om rutiner som ska upprättas och metoder som ska beprövas. Till att börja med är det viktigt att bygga upp en kompetent kommunikation. Den där så viktiga linjen mellan ledning och arbetstagare bara måste fungera. Det spelar ingen roll hur skickliga medarbetare du har om de inte får tydliga instruktioner om vad som ska uträttas. Nordiska Entreprenadsystem har lång erfarenhet inom branschen.

Sedan måste informationen också kunna överföras åt andra hållet. När ett visst projekt är klart ska det faktureras. Många kunder vill ha en relativt detaljerad faktura så de kan se hur deras pengar har använts. Detta ska alltså medarbetarna utan några större problem kunna informera om. Arbetsordern är klar och du får information om hur och när den utförts. Ett smart arbetsordersystem ni inte vill vara utan.

En autonom arbetsplats

Ju mer du kan delegera desto bättre. I forna tider hade du en chef som höll i alla trådarna och bestämde precis allt. Även om ledningen inte ska tappa kontrollen har man insett hur viktigt det är att lita på sina anställda. På sina håll betalar företagen stora pengar för att få in rätt person på en post. Utbildning och erfarenhet lönar sig fortfarande, speciellt inom vissa områden. Det kan leda till en arbetsplats där du slipper hålla alla i strama tyglar. Så ska anställda själva kunna föreslå arbetsorder. Läs mer på den här sidan i Ny Teknik.

Målet är hela tiden att vara effektiv. Ingen tycker om när det glappar. För de anställda kan det leda till onödigt stressiga arbetstoppar om det inte flyter på i en jämn takt. Eller så kan det bli helt fel och viktiga uppgifter blir liggandes allt för lång tid. Alla har läst om mögel som vuxit till sig så att hyresgästerna tvingats flytta. Allt för att kommunikationen med arbetsorder inte fungerat som den ska.

1468-2

Effektiva rutiner det enda alternativet

Det finns alltså flera bra orsaker till att satsa på ett bra system för arbetsorder. Du kan inte vara effektiv om den linjen inte fungerar. En arbetsplats som inte är effektiv förlorar pengar. Om inte med det samma så i alla fall i det långa loppet. Kundern kommer inte att stanna kvar när du inte håller tidsfrister eller inte leverar exakt det de vill ha. Sydsvenskan uppmärksammar här vikten av att digitaliserad arbetsorder inte fastnar på vägen.

När det handlar om tjänster som servar folk så är det speciellt viktigt att inte tappa tråden. En arbetsorder ska vara registrerad och godkänd, det är ganska uppenbart. Vad en del missar är helger och andra tider när kontoret är stängt. Då krävs det också bra rutiner så att ingen hamnar mitt emellan. Om hissen står stilla, enligt det tidigare exemplet, så kan du inte vänta till imorgon eller efter helgen. Den måste komma igång så fort som möjligt så att folk kan komma ut ur sina lägenheter.

En arbetsorder långa väg

Nu handlar det ju inte bara om att veta vad som ska göras. Varje arbetsplats måste ha en plan, ett schema som visar när saker och ting ska utföras. Vem som ska göra vad är en annan uppgift som bör vara helt klar för alla. Det ska inte behöva bli några missförstånd bara för att en arbetsorder inte är väl formulerade eller för att den kommer bort.

Med ett bra system kan alla se vad som är på gång. Du kan lätt klicka in när en uppgift är slutförd. Genom att ha lite extra koll på vem som utför vad blir det lättare att flytta runt uppgifterna vid sjukskrivningar eller oförutsedda händelser. Det viktiga är att kunderna får det de betalt för, inom de tidsramar som man kommit överens om. Samtidigt leder det till trivsel på arbetsplatsen när allting fungerar.

Komma igång med bra rutiner

Ett litet företag klarar sig bra med muntliga arbetsorder och papperslappar. Men bara efter en viss tillväxt kommer du att märka hur det hakar upp sig. Det lönar sig att investera i ett bra system för arbetsorder relativt tidigt i företagets framsteg. Se till att alla vet precis vad de ska göra och inom vilken tidsfrist. Ge dem de verktyg de behöver för att kunna serva kunderna på allra bästa sätt. Det lönar sig att ha bra rutiner, att se till att allt runt omkring själva arbetsuppgifterna fungerar som de ska. Ditt företag kommer att blomstra när du kan ge effektiva arbetsorder.